Die Relevanz der Kommunikation in der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz
In der heutigen Arbeitswelt ist die Online-Zusammenarbeit und somit auch die Kooperation mit virtuellen Assistenzen längst keine Seltenheit mehr. KMU, Start-Ups und Einzelunternehmer*innen profitieren von der Flexibilität und Effizienz, die eine virtuelle Assistenz dank ihrer Remote-Arbeit mit sich bringt.
Bei jeder Zusammenarbeit ist Kommunikation das A & O. Online kommt der Kommunikation allerdings nochmal eine etwas andere Relevanz zu. Auch wenn uns an Technologien kaum noch etwas fehlt, gibt es einen Unterschied zwischen echten und virtuellen Gesprächen, der ernst genommen sowie beachtet werden sollte, und manchmal andere Verhaltensweisen erfordert.
Lass uns deshalb einen Blick auf die verschiedenen Facetten der Kommunikation mit Smartphone, Laptop, IPad, Apps, Tools & Co. werfen und ergründen, weshalb eine gut ausgefeilte Kommunikationskultur für den Erfolg entscheidend ist.
Generelle Kommunikationskultur
Die Grundlage für jede erfolgreiche Zusammenarbeit ist eine offene und respektvolle Kommunikationskultur. In meinem Fall kommt als virtuelle Assistentin hinzu, dass in der Regel keine persönlichen Begegnungen stattfinden. Das hat eigentlich erstmal keine Konsequenzen. Selten kann es jedoch vorkommen, dass durch das geringere Gefühl für die Körpersprache und Gestik des Gegenübers Missverständnisse entstehen.
Deshalb ist es besonders wichtig, klare Kommunikationswege zu etablieren. E-Mail, Google-Meet, WhatsApp und Slack haben sich für mich die letzten Jahre bewehrt. Man kann darüber hinaus natürlich Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana nutzen – je nachdem, was für dich und dein Team am effizientesten ist und was gegebenenfalls schon genutzt wird. Da bin ich sehr flexibel, denn ich habe in meinen vielen Berufsjahren mit einem Großteil der Tools bereits Erfahrungen gesammelt. Wichtig ist, dass beide Seiten wissen, welche Art der Kommunikation wann am besten funktioniert.
Die Grundlage einer guten Kommunikationskultur besteht jedoch nicht nur aus der guten, schnellen und präzisen Informationsübermittlung, sondern es braucht unbedingt ebenfalls eine permanente gegenseitige Wertschätzung. Ich freue mich, wenn du mich, meine Rolle, meine Zeit und meine sonstigen Ressourcen respektierst. Genauso verhalte ich mich auch dir gegenüber und bin dankbar, für dein Vertrauen und die Zusammenarbeit.
Es ist außerdem zu erwähnen, dass man schon vor der Zusammenarbeit dafür sorgen kann, dass die Kommunikation während der Zusammenarbeit erleichtert wird. Indem du dich und dein Unternehmen, dessen Strukturen, Prozesse und Abläufe sowie deine Werte und Visionen gut kennst, sorgst du nämlich dafür, dass die Aufgaben, Ziele und Erwartungen klar gestellt werden können, was wiederum Missverständnissen vorbeugt. Das alles kommunizierst du mir im besten Fall direkt beim Onboarding in Form eines „Briefings“. Das kann mündlich, beispielsweise in einem kurzen Video-Call, aber auch schriftlich ablaufen und stellt den roten Faden der Zusammenarbeit dar. Letzterer sorgt für einen guten Überblick, Effizienz und ein einheitliches Vorgehen. Es ist für beide Parteien sinnvoll, hier einmal alle Deadlines, Tools, Methoden, Ziele und Co. festzuhalten, um diese Punkte nicht aus den Augen zu verlieren.
Hilfreich ist nicht zuletzt generelles Wissen über uns Menschen und unsere menschliche Kommunikation. Bedenke beispielsweise folgende Dinge: Du kannst nicht nicht kommunizieren. Selbst wenn es nur ein kurzes Zucken des Augenwinkels ist, dein Gegenüber nimmt das im Zweifel wahr. Dabei ist Kommunikation immer Ursache und Wirkung. Dein Augenzucken ist die Ursache der Reaktion deines Gegenübers und andersrum genauso. Besonders im digitalen muss man Bedenken, dass viele Aussagen und Mimiken, die im Zweifel zeitversetzt ankommen oder nur halb sichtbar sind, auch immer noch einen Interpretationsspielraum lassen. Wichtig ist daher nicht nur das was ich sage, sondern auch wie ich es sage. Wortwahl und Betonung sind von großer Relevanz. Zu guter Letzt ist es auch schön, wenn man sich von Beginn an auf eine symmetrische statt komplementäre Kommunikation einigt, was so viel bedeutet wie: Wir einigen uns auf einen Fokus auf Gemeinsamkeiten und führen ein Gespräch auf Augenhöhe, statt uns an Unterschieden festzubeißen.
Offener Austausch
Der Austausch ist nicht nur der große Vorteil einer VA, sondern ist zudem ein weiteres Schlüsselelement für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz.
Erstmal ist es enorm vorteilhaft, insbesondere, wenn du Einzelunternehmer*in bist, mit mir in den Austausch kommen zu können. Besonders für Solopreneur’*innen kann der Arbeitsalltag ganz schön einsam sein. Es gibt wenig Austausch mit Gleichgesinnten und mit Verständnis aus dem privaten Umfeld ist auch nicht immer zu rechnen. Ich kann dafür mitdenken, dich gut verstehen, da ich selber selbstständig bin, und dir in schwierigen Business-Phasen Beistand leisten. Durch den Austausch können wir außerdem beide zusammen lernen, uns aufeinander einzustellen sowie Anfragen und Aufgabenverteilungen geschickter und präziser zu formulieren. Dass Austausch generell, aber insbesondere mit Fachpersonal immer den eigenen Horizont erweitert, muss ich sicherlich nicht hinzufügen.
In Bezug auf die gelungene Kommunikation selbst geht es beim Thema „Austausch“ primär darum, sehr regelmäßig über die laufenden Projekte, Ziele und Herausforderungen zu sprechen. Diese können sich in kurzer Zeit verändern und ein neuester Stand ist zwingend notwendig, um abzugleichen, dass alle Beteiligten noch in die gleiche Richtung laufen. In einer virtuellen Umgebung ist es noch viel wichtiger als sonst, dies zu überprüfen, da es ja keine zufälligen Begegnungen oder Mittschnitte verschiedener Gespräche im Büro gibt. So schaffen wir Vertrauen und vermeiden Missverständnisse und Unsicherheiten. Darüber hinaus wird die Zusammenarbeit aktiver und partnerschaftlicher.
Richtig Zuhören
Das richtige Zuhören ist in meiner Welt eine der am häufigsten unterschätzten Fähigkeiten in der Kommunikation. Mit Redewendungen kann ich oft nicht viel anfangen, aber „Reden ist Silber und Schweigen ist Gold“ beinhaltet in diesem Szenario sehr viel Wahres. Fakt ist: Jede*r wünscht sich doch ein Gegenüber, das richtig gut zuhören kann! Und trotzdem trainieren wir eigentlich nur das Sprechen, werden schon in der Schule auf Vorträge und die korrekte Argumentation in Diskussionen vorbereitet…
Wie werde ich jetzt zum guten Zuhörer? Definitiv nicht mit ständigem Blick aufs Handy, offensichtlicher Unaufmerksamkeit, mit asynchronen Reaktionen oder voreiligen Unterbrechungen.
Beim Zuhören haben wir folgende Kernprobleme: Einerseits fehlt uns oft die nötige Neugier und andererseits stellen wir ständig Vermutungen à la „Ich weiß jetzt schon, was du eigentlich sagen willst“ an. Das nächste Problem: Unser „speech-thought differential“ – Wir reden langsamer als wir denken können. Unser Gehirn könnte mit seiner sagenhaften Kapazität also viel mehr Worte bearbeiten als uns dank des Redetempos entgegenfliegen. Das sorgt für schnelles Abdriften.
Wiederum bietet das die Chance einer zusätzlichen Bedenkzeit, was zu nutzen ist, indem ich beispielsweise auf Pausen, Stimmlage oder Betonung achte, um zu merken, was mein Gesprächspartner wirklich ausdrücken möchte, fühlt, und welcher tatsächliche Sinn hinter dem Gesagten steckt.
Platt gesagt: Wenn du deinem Teammitglied nicht zuhörst, entstehen Lücken im Verständnis, die zu Fehlern oder Verzögerungen führen können. Das Ganze hat jedoch darüber hinaus noch eine tiefere Ebene. Aktives Zuhören bedeutet, statt nur die Ohren aufzumachen, auch sein Gegenüber zu verstehen und einfühlsam zu reagieren. So kann man Unsicherheiten raushören, noch zurückgehaltene Informationen erahnen und eine konträre Meinung gegebenenfalls nachvollziehen. Dadurch entsteht Raum für Fragen und Verständnis.
Hilfreiches Feedback & Kritik
Eine virtuelle Assistenz muss wissen, was gut läuft und was noch verbessert werden kann. Regelmäßiges Feedback ist dafür sehr wichtig, genauso wie konstruktive Kritik. Feedback sollte übrigens nicht nur gegeben werden, wenn etwas schiefgelaufen ist. Positives Feedback ist auch gerne gesehen, um die guten Aspekte noch weiter ausbauen zu können. Und egal ob die Kritik, die ja erstmal neutral ist, positiv oder negativ erfolgt: Die Regelmäßigkeit ist das Wichtigste, um den Fortschritt kontinuierlich fördern und die Zusammenarbeit optimieren zu können.
Kritik ist ein wesentlicher Bestandteil jeder Arbeitsbeziehung. Doch während Kritik in traditionellen Büros oft im persönlichen Austausch stattfindet, muss sie in der virtuellen Zusammenarbeit besonders bedacht geäußert werden. Umso wichtiger ist es, Kritik konstruktiv und lösungsorientiert zu formulieren. Es sollte ein Dialog entstehen, bei dem nicht nur die Fehler benannt werden, sondern auch gemeinsam nach Lösungen, einem Beschluss und einer Version gesucht wird. Dies fördert die persönliche Entwicklung und das Vertrauen beider Parteien.
Angesprochen werden können Verhaltensweisen, Handlungen, Leistungen, Sachen, Aufgaben etc. Zuvor werden diese anhand von Maßstäben, entweder subjektiv, objektiv oder auf beide Weisen beurteilt. Der aktive Part, der die Kritik ausübt, wählt am besten ein intimes und ruhiges Setting unter vier Augen, damit niemand bloßgestellt wird und alles ruhig erläutert werden kann. Die Kritik sollte anlassbezogen, sachlich und nicht zu emotional rübergebracht werden. Konkretes Feedback zu geben, das Gedanken erläutert und Punkte veranschaulicht, ist auch immer schön, damit man sofort etwas anpacken kann. Solche Rückmeldungen helfen, die eigenen Schwächen und Stärken zu erkennen. Sandwich-Methoden sind nicht immer das Gelbe vom Ei. Wer von Herzen und aufrichtig spricht, darf auch direkt zum Punkt kommen.
Der passive Part, der die Kritik empfängt, sollte zuhören, nachvollziehen, verstehen und gerne auch nachfragen. Dieser Part darf sich gerne Zeit nehmen, um zu reflektieren. Diese Seite hat es schwerer. Einerseits wird sie angegriffen und andererseits hatte sie auch keine Vorlaufzeit, um sich vorzubereiten. Man darf sich bewusst machen, dass negative Kritik selten angenehm, aber dafür die Voraussetzung für Wachstum und Entwicklung ist. Einsicht und der Vorsatz, eine Verbesserung zu erzielen sollten vorhanden sein. Da es nicht jede*r Kritiker*in gut mit einem meint, wäre es hilfreich, die wahre Absicht der Kritikgeber*in zu erkennen. Konstruktive Kritik darf dankend angenommen werden, während destruktive Kritik ignoriert werden darf und niemals persönlich zu nehmen ist. Man muss sich bei der letzteren Kritikart auch gar nicht rechtfertigen oder in die Opferrolle drängen lassen.
Wie äußern sich jetzt konstruktive und destruktive Kritik genau? Konstruktive Kritik bietet Lösungen zur Verbesserung und Alternativvorschläge, ist geprägt von Respekt, Nachsicht, Empathie und guten Absichten und hat eine positive Lernkurve sowie die Einladung zum Wachstum zum Ziel. Formuliert wird sie ohne Pauschalisierungen und im besten Fall mit einem Fokus auf „ich-Botschaften“. Im Gegensatz dazu ist die destruktive Kritik dank ihrer mangelhaften Gestaltung meist verletzend, demotivierend und schadend. Sie basiert oft auf negativen Gefühlen wie Rache oder Frust und zielt dadurch eher darauf ab, Dampf abzulassen. Sie meldet Fehler, stellt sie an den Pranger und ist meistens persönlich, allgemein, übertrieben und manchmal sogar völlig unbegründet. Formulierungen à la „das ist nicht dein Ernst“ oder „immer/ nie“ sind keine Seltenheit.
Es ist in jedem Falle unabdingbar, Feedback gegenüber eine offene Haltung zu haben, weil wir dadurch einmal uns, bzw. unsere Leistung, gespiegelt bekommen. So kriegen wir nochmal eine andere Perspektive mit als die unsere und können unsere Selbst- mit der Fremdwahrnehmung vergleichen.
Humor als Geheimzutat
Wer sagt, dass bei der Arbeit kein Platz für Humor ist?
Gerade in einer virtuellen Zusammenarbeit, die oft durch fachliche E-Mails und Textnachrichten geprägt ist, kann Humor eine verbindende und entspannende Wirkung haben. Humor kann dazu beitragen, den Dialog aufzulockern und das Arbeitsklima zu verbessern. Zudem kann man so eine private Nähe aufbauen und sich besser kennenlernen. Den ironischen Zufallsplausch am Kaffeeautomaten gibt es online schließlich nicht.
Natürlich sollte Humor immer respektvoll und passend sein, aber kleine Witze oder Bemerkungen können dabei helfen, Den Druck herauszunehmen und die Zusammenarbeit menschlicher zu gestalten. Humor schafft eine Atmosphäre, in der sich beide Seiten wohler fühlen und die Kommunikation weniger steif und formell wirkt. Besonders in herausfordernden Zeiten oder beim Erledigen schwieriger Aufgaben kann ein bisschen Humor Wunder wirken.
Meine Kund*innen mögen meine unbefangene, humorvolle, ironische Art sehr und verbinden dies sofort mit guter Laune und Leichtigkeit – das ist das Ziel, so sollte es sein! Das spiegeln sie mir zumindest in Feedback-Runden ;).
Fazit
Die richtige Kommunikation mit einer virtuellen Assistenz ist der entscheidende Faktor für eine produktive und langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit. Eine offene und respektvolle Kommunikationskultur, konstruktive Kritik, regelmäßiges Feedback, aktiver Austausch, gutes Zuhören und die passende Prise Humor sind die Bausteine, die meiner Meinung nach eine effektive Zusammenarbeit ausmachen sowie Effizienz und Qualität fördern und die Remote-Zusammenarbeit somit letztendlich zu meiner Lieblings-Arbeitsweise machen.
Wenn du jetzt Vertrauen in den Erfolg einer Online-Zusammenarbeit bekommen hast und dir wünschst, mit mir zusammenzuarbeiten, stöbere gerne durch meinen Service und buche dir im Anschluss ein kostenloses Erstgespräch oder schreibe mir via mein Kontaktformular. Ich würde sagen: Auf eine vertrauensvolle und angenehme Arbeitsbeziehung, in der wir uns trotz Distanz nahe sind! Ich freue mich, dich im Bereich Office Management & Administration, Kund*innensupport und / oder Social Media zu unterstützen.
Wenn du jetzt Vertrauen in den Erfolg einer Online-Zusammenarbeit bekommen hast und dir wünschst, mit mir zusammenzuarbeiten, stöbere gerne durch meinen Service und buche dir im Anschluss ein kostenloses Erstgespräch oder schreibe mir via mein Kontaktformular. Ich würde sagen: Auf eine vertrauensvolle und angenehme Arbeitsbeziehung, in der wir uns trotz Distanz nahe sind! Ich freue mich, dich im Bereich Office Management & Administration, Kund*innensupport und / oder Social Media zu unterstützen.
