Zusammenarbeit

Mein Service

Du willst endlich raus aus dem operativen Chaos? Als operative Entlastung mit Unternehmerinnenblick denke ich mit, übernehme den Vertrieb und halte dein Business am Laufen. Für dich bedeutet das: strukturiertere Prozesse, mehr Kundentermine und spürbar weniger Stress. Verlässlich, flexibel und vollständig remote.

Lass uns gemeinsam herausfinden, welches Paket zu dir und deinem Business passt.

Für KMU, Start-ups und Einzelunternehmen

Office Management & Administration

E-Mails, Termine, Angebote, Buchhaltungsvorbereitung, ich halte dir den Rücken frei, damit in deinem Business nichts liegen bleibt. So gewinnst du mehr freie Zeit, strukturiertere Abläufe und endlich Kapazität für das, was wirklich wächst.

Angebot- und Rechnungserstellung

In deinem Auftrag erstelle ich Angebote und Rechnungen entsprechend der aktuellen gesetzlichen Vorgaben.

Datenerfassung & -pflege

Ich kümmere mich um deine Stammdatenerfassung und -pflege.

Vorbereitende Buchhaltung

Ich sortiere und ordne deine Belege und bereite sie für die Steuerberatung vor.

Kommunikation & Korrespondenz

Ich beantworte deine Nachrichten und E-Mails nach Vorgabe. Wenn gewünscht, übernehme ich zudem die Beantwortung der gesamten Geschäftspost. Außerdem kommuniziere ich mit Dienstleister:innen, Lieferant:innen etc.

Mahnwesen

Ich habe deine Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge permanent im Blick und übernehme für dich die Mahnung säumiger Kund:innen.

Terminverfolgung & -management

Ich übernehme die Terminüberwachung und sorge dafür, dass Lieferungen rechtzeitig losgeschickt werden, gemäß der Vorgaben erfolgen und pünktlich ankommen. Zudem manage ich deinen Terminplan, lege Gespräche mit Kund:innen usw. so, dass es passt.

Recherchearbeiten

Ich übernehme deine Online-Recherchearbeiten und bereite die Ergebnisse im Anschluss strukturiert für dich auf.

Stelleninserate erstellen & veröffentlichen

Ich unterstütze dich beim Jobrecruiting, indem ich passende Stelleninserate kreiere und diese dann auf den Jobportalen veröffentliche.

Individuelle Aufgaben

Du hast eine andere Aufgabe für mich? Kein Problem! Schreib mich einfach an und wir schauen, ob ich dir auch dabei helfen kann.

Kundensupport & Vertrieb

Kaltakquise, Warmakquise, Terminvereinbarung, Kundenkommunikation, ich übernehme den Vertriebsteil, den die meisten Unternehmer:innen am liebsten abgeben würden. Kurz gesagt: mehr Kundentermine, ein gepflegtes CRM und Vertriebsergebnisse, die sich sehen lassen.

Onboarding neuer Kund:innen

Indem ich Willkommensnachrichten und -materialien sende oder Erklärungen zu Produkten oder Dienstleistungen gebe, erleichtere ich den Einstieg in eben diese und unterstütze den gesamten Prozess strukturiert und persönlich.

Management der Kommunikationskanäle

Ich manage deine Kommunikationskanäle. Ich gehe auf deine Kund:innen also per Telefon, E-Mail, Chat, Live -Chat, Social Media, Messenger, in FAQs, auf Service Portalen oder in Community Foren ein. Gerne auch proaktiv, bspw. in Form von Follow-Up-E-Mails.

Bearbeitung von Kundenanfragen

Ich kümmere mich um deine Kundenanfragen. In diesem Zuge übernehme ich beispielsweise das Beschwerdemanagement, die Reklamationsbearbeitung, Umtäusche, Reparaturen, Problemlösungen, Kulanzentscheidungen, gebe Auskünfte über Rechnungsanfragen, Produkte, Verfügbarkeit, Preise oder Tarife und gebe Hilfestellung bei der Produktauswahl.

Pflege von Kundendatenbanken / CRM-Systemen

Ich aktualisiere beispielsweise regelmäßig Kontakte, dokumentiere Interaktionen und sorge für eine saubere und gut strukturierte Datenbasis.

Terminvereinbarung & Kalendermanagement

Ich unterstütze dich dabei, neue Termine zu vereinbaren und zu organisieren sowie deinen Kalender auf dem Laufenden zu halten und sinnvoll zu organisieren.

After-Sales-Support

Nach dem Kauf gibt es dennoch Gründe für weiteren Kundenkontakt. Bei diesem supporte ich dich und kümmere mich um Garantieleistungen, Updates, Upgrades, Wartungen oder Follow-up-Services.

Sammlung Kundenfeedback

Ich sammle deine Bewertungen, dein eingegangenes Feedback und Verbesserungsvorschläge, um sie so aufzubereiten, dass wir daraus lernen können. Wenn du möchtest, beantworte ich diese auch eigenständig. Gerne fordere ich für dich auch Testimonials an oder formuliere sie zur anschließenden Freigabe vor.

Erstellung von Reports

Ich analysiere den Support und erstelle Berichterstattungen zu Antwortzeiten, Kundenzufriedenheit und Co. So ist zu jeder Zeit klar, wo es noch Optimierungsbedarf gibt.

Akquisition

Ich übernehme die zielgerichtete Ansprache potenzieller Kund:innen und unterstütze so aktiv bei der Kundengewinnung. Dabei erfolgt die Akquise individuell abgestimmt auf deine Branche und Zielgruppe.

Anderweitige Hilfestellung

Dazu gehören die Erstellung und Pflege von FAQs, Hilfsdokumenten, Produkttexten, Makros, Demos etc. Zudem können wir jederzeit über individuelle Aufgaben sprechen.

Social Media

Sichtbarkeit, die Vertrauen schafft und Kund:innen gewinnt, nicht nur Likes sammelt. Regelmäßiger Content, der dich als Expert:in positioniert und aktiv zur Kundengewinnung beiträgt. Strategie, Erstellung, Upload und Community-Management aus einer Hand.

Content-Planung & Erstellung

Hierfür überlege ich mir schöne Themen, recherchiere hochwertige Inhalte, formuliere die Captions und kombiniere sie mit den passenden ästhetischen Fotos, Videos oder selbst kreierten Grafiken. Auch Stories, Thread, Pins und Co. kann ich erstellen und vorplanen.

Upload von Posts

Ich plane deine Posts und lade sie mithilfe verschiedener Tools genau dann hoch, wenn deine Community am aktivsten ist.

Redaktionsplanung

Ich entwickle Ideen für Social Media Beiträge und plane sie strategisch ein.

Analysen & Reporting

Ich werte deine Social-Media-Aktivitäten und Insights aus. Anschließend leite ich daraus die notwendigen Maßnahmen und Strategieanpassungen ab.

Community Management

Ich kümmere mich um die Community deiner Social-Media-Kanäle, indem ich auf alle aufkommenden Fragen, Anliegen und Kritik eingehe.

Individuelle Lösung

Ich muss natürlich nicht jede dieser Aufgaben übernehmen. Zusammen entscheiden wir, was dir am meisten weiterhilft. Ich kann dir beispielsweise auch nur eine Strategie als Fahrplan mit an die Hand geben oder dich einfach beraten.

Feedback

Das sagen meine Kund:innen

„Wir arbeiten seit 1 Jahr mit Kirsten zusammen. Sie kümmert sich bei uns vor allem um unsere Social-Media-Kanäle. Die sehen jetzt absolut professionell aus. Zunehmend kommen auch andere Marketingthemen dazu. Die Arbeit mit Kirsten macht viel Spaß und was ganz wichtig ist: Sie entlastet uns 🙂 Wir können Kirsten nur weiterempfehlen!“

„Ich habe mit Kirsten über 1,5 Jahre sehr erfolgreich zusammengearbeitet. Kirsten hat für mich als Sales-Assistent gearbeitet und komplett selbstständig Leads (cold/warm) bearbeitet und den Sales Prozess innerhalb von pipedrive damit unterstützt. Kirsten war super zuverlässig, zielorientiert und immer gut drauf. Jederzeit wieder.“

„Kirsten arbeitet schnell und zuverlässig, denkt mit, gibt hilfreiche Tipps und bringt sich mit eigenen Ideen und viel Kreativität ins Business ein. Diese Qualität und Unterstützung kann sie aufgrund ihrer vielfältigen Ausbildungen und Kenntnisse sogar in diversen Geschäftsbereichen gewährleisten - eine perfekte Assistenz eben. Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit."

„Kirsten kümmert sich um unseren Customer Support zu unserer vollsten Zufriedenheit. Sie ist zuständig für alle eingehenden Ticketanfragen unserer Kunden und bearbeitet diese in kürzester Zeit. Kirsten zeichnet sich besonders durch ihre effiziente Arbeitsweise und ihre Professionalität aus."

„Kirsten unterstützt mich mit ihrer sehr zuverlässigen und immer fröhlichen Art bei allen administrativen Aufgaben in meiner Rechtsanwaltskanzlei. Sie übernimmt vor allem die Aktenverwaltung, das E-Mail-Management und die Buchhaltung und bringt sich immer mit hilfreichen Tipps ein. Ich kann eine Zusammenarbeit mit Kirsten uneingeschränkt empfehlen."

„Frau Schölzel leistet mit ihrer kreativen Arbeit im Bereich Social Media wertvolle Unterstützung für unser Unternehmen und ist in der Kommunikation zuverlässig und freundlich."

Ablaufplan

Der Weg zur Zusammenarbeit

01 | Kontaktaufnahme

Du meldest dich mit deinem Anliegen, ersten Fragen oder Wünschen bei mir über den Weg deiner Wahl. Ich antworte dir zeitnah und wir vereinbaren einen Termin für ein kostenloses Erstgespräch.

02 | Kennenlerngespräch

Bevor wir eine Zusammenarbeit fixieren, lernen wir uns, und ich dein Business, unverbindlich kennen. Du teilst mir genau mit, in welchem Bereich du meine Unterstützung benötigst und wir finden die dazu perfekt passende Lösung.

03 | Vertrag

Du hast dich für eine Zusammenarbeit entschieden? Perfekt! Du erhältst ein von mir erstelltes Angebot auf Basis unseres Kennenlerngesprächs. Dann fixieren wir unsere Zusammenarbeit in Form eines Vertrags für freie Mitarbeitende inklusive Vertraulichkeitsvereinbarung. Weitere Informationen findest du bei den häufigen Fragen.

04 | Zusammenarbeit

Ab hier gehen wir die nächsten Schritte gemeinsam. Der erste ist in jedem Fall ein ausführliches Onboarding mit Briefing. Was darauf folgt, hängt von deinem individuellen Business und Projekt ab. Weitere Hinweise findest du bei den häufigen Fragen.

Wenn du dich generell fragst, wie eine Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenzen und Freelancern funktioniert, dann klick hier, um zu meinem EBook „erfolgreiche Zusammenarbeit mit virtuellen Assistenzen – dein Guide zum Kerngeschäft“ zu gelangen .

Guide

Noch nie mit Freelancern gearbeitet? Kein Problem!

Die Basics zuerst: Das Konzept der virtuellen Assistenz und des Freelancens wird zurecht immer populärer. Im neumodischen Dschungel der Begrifflichkeiten kann man schnell mal den Überblick verlieren, deswegen hier für dich das Wichtigste einmal erklärt: Freelancer bedeutet „freie*r Mitarbeiter*in“, VA steht für „virtual assistant“, VPA steht für „virtual personal assistant“. In jedem Fall handelt es sich um eine hochqualifizierte selbstständige Fachkraft, die Privatpersonen oder Unternehmen in Form verschiedenster Dienstleistungen mit dem Ziel unterstützt, einen Rückfokus auf Wesentliches zu ermöglichen. Der dokumentarische und zwischenmenschliche Austausch findet in der Regel dank moderner Kommunikations- und Informationstechnologien hauptsächlich online statt.

Auch wenn du dich begrifflich in dieser Welt auskennst, heißt das nicht automatisch, dass du schon persönliche Erfahrungen mit dieser Art der Zusammenarbeit gesammelt hast. Es folgt ein kleiner Guide, der dir als noch unerfahrene Person einen guten Überblick verschafft:

Entspann dich!

Freelancer sind Expert*innen – sowohl auf inhaltlich fachlicher Ebene, aber auch in Bezug auf alle Abläufe oder diverse Tools, die fester Bestandteil einer Remote-Zusammenarbeit sind. Du buchst sie genau für diese Expertise.

Vorbereitung

Du kannst trotzdem aktiv dazu beitragen, dass die Zusammenarbeit exzellent abläuft. Indem du dich und dein Unternehmen, dessen Strukturen, Prozesse und Abläufe sowie deine Werte und Visionen gut kennst, sorgst du nämlich dafür, dass die Aufgaben, Ziele und Erwartungen klar gestellt werden können, was wiederum Missverständnissen vorbeugt.

Vorgaben

Aus dem letzten Punkt resultiert die Möglichkeit und Notwendigkeit des Stellens klarer Vorgaben. Diese gibst du in Form eines „Briefings“. Das kann mündlich, beispielsweise in kurzen Video-Calls, aber auch schriftlich ablaufen und stellt den roten Faden der Zusammenarbeit dar. Letzterer sorgt für einen guten Überblick, Effizienz und ein einheitliches Vorgehen. Es ist für beide Parteien sinnvoll, hier einmal alle Deadlines, Tools, Methoden, Ziele und Co. festzuhalten, um diese Punkte nicht aus den Augen zu verlieren.

Vorstellung

Eine virtuelle Assistenz freut sich, wenn du sie vorstellst. Sag ihr, wer ihre Ansprechperson ist, wer Teil des Teams ist, wer ihr Aufgaben zuteilen darf und wer für sie bei Fragen zur Verfügung steht. Wenn notwendig, mach sie gerne auch mit deinen Arbeitswerkzeugen und Programmen vertraut.

Offizielles

Gerade bei einer Online-Zusammenarbeit darf der notwendige Papierkram nicht fehlen. Dazu gehört in jedem Fall der Dienstleistungsvertrag, genau wie eine Vertraulichkeitsvereinbarung.

Meet & Greet

Deine virtuelle Assistenz ist nun mit deinem Unternehmen vertraut. Damit weiterhin ein ständiger Austausch garantiert ist, ergibt es Sinn, regelmäßig und fest gemeinsame Meetings zu planen. In diesen kann man sich updaten, den Status Quo besprechen, Fragen klären oder Probleme ansprechen. Festgelegte Projekt- und Kommunikationstools helfen hier für eine gelungene (a)synchrone (online) Kommunikation.

Kontakt

Interessiert an einer Zusammenarbeit?

Die Vorteile einer virtuellen Assistenz haben dich überzeugt oder du hast noch Fragen an mich? Dann vereinbare gerne ein unverbindliches und kostenloses Erstgespräch.

Alles weitere

Häufige Fragen

Wenn noch Fragen bezüglich einer Zusammenarbeit offen geblieben sind, findest du hier möglicherweise die Antwort. Ansonsten schreibe mir gerne eine Nachricht.

Erfolgt die Bezahlung auf Stundenbasis oder im Paket?

Ich arbeite mit monatlichen Retainer-Paketen, das gibt dir Planungssicherheit und mir die Möglichkeit, wirklich als deine Business-Partnerin für dich da zu sein. Die Pakete starten ab 1.500 € im Monat.

Was passiert nach einer Zusammenarbeit mit den ganzen Daten?

Alle Informationen, die mich nach unserer Zusammenarbeit nichts mehr angehen, werden vollumfänglich gelöscht. Dazu gehören beispielsweise deine Zugangsdaten. Lediglich notwendige Dinge wie Rechnungsdaten bleiben bei mir gespeichert.

Über welche Wege kann ich dich kontaktieren?

Du hast viele Optionen, melde dich einfach über den Weg deiner Wahl bei mir. Es geht zum einen via Kontaktformular, Instagram, LinkedIn, einfach per Anruf oder Whatsapp-Business. Anschließend vereinbaren wir dann einen Termin für ein kostenloses Kennenlernen, aber auch diesen kannst du dir gerne schon direkt buchen.

Wie startet unsere Zusammenarbeit konkret?

Der erste Schritt der Zusammenarbeit ist in jedem Fall ein ausführliches Onboarding mit Briefing inklusive genauer Tätigkeitsbeschreibung. Was darauf folgt, hängt von deinem individuellen Business und Projekt ab. In jedem Fall bekomme ich alle nötigen Informationen und Zugangsdaten von dir, um anschließend direkt loslegen zu können.

Wie können wir während der Zusammenarbeit kommunizieren?

Während unserer Zusammenarbeit stehe ich dir natürlich mit Rat und Tat zur Seite. Ich kommuniziere gerne per Slack, WhatsApp oder per E-Mail, bevorzugt dein Unternehmen eine andere Plattform, ist das allerdings auch kein Problem.

Besuch mich bei Instagram

Hier auf Instagram bekommst du viele Einblicke in mein Arbeitsleben und in meinen Alltag. Zudem erwartet dich hilfreiches Wissen rund um das Thema Selbstständigkeit, Business-Psychologie und meine 3 Aufgabengebiete.

Herzlichen Dank, lieber Heiko!!! 🧡 #virtuelleassi