„Keinen Bock auf Papierkram“
Uahhh, Papierkram! Wer hat da schon Lust drauf? Naja, aber wer hat schon Lust auf die Konsequenzen, die man tragen darf, wenn man sich um eben diesen Papierkram nicht ordentlich gekümmert hat…
Gerade für Online-Kooperationen sind gewisse Regelungen und Dokumente Gold wert bis unabdingbar. Heute gebe ich dir eine kleine Übersicht an Dingen mit, an die es sich lohnt, zu denken. Auch wenn das Thema trocken ist, wünsche ich dir viel Freude beim Lesen!
Der Vertrag
Ein detaillierter Dienstleistungsvertrag oder Vertrag für freie Mitarbeitende wird schriftlich festgehalten und schafft Klarheit, sodass jede:r die Bedingungen und Erwartungen der Zusammenarbeit kennt und versteht. Enthalten sein und beachtet werden sollte/n…
- Vertragsparteien: Jeweils Name, Firmenname & Anschrift.
- Leistungsumfang: Welche Dienstleistungen erbracht werden sollen, hinzukommen dürfen, klare Abgrenzung der Rollen/ Verantwortlichkeiten und Weisungsungebundenheit.
- Hier noch zu beachten: Erreichbarkeit, Reaktionszeiten…
- Leistungserbringung: Beispielsweise die Erlaubnis der Gesellschaft eines Dritten zur Auftragserfüllung, sozialversicherungsrechtliche Belange…
- Abstimmung: Abstimmungsintervalle sowie zur Abstimmung verwendete Tools.
- Vertragsdauer und Kündigung: Von wann bis wann gilt der Vertrag, unter welchen Bedingungen kann er aufgelöst, wie darf er gekündigt werden.
- Vertraulichkeit: Eine Klausel, die die vertrauliche Behandlung aller Geschäftsinformationen des/ der Kund:in sicherstellt.
- Einwilligungserklärung: Die VA benötigt eine Einwilligungserklärung zur Datenverarbeitung, die in den Vertrag integriert werden kann.
- Aufwendungsersatz: Auftragnehmer:in bekommt belegte/ bewilligte Ausgaben ersetzt.
- Rechte: Festlegung, wem die Rechte an den von der VA erstellten Inhalten gehören & wie lange sie genutzt werden dürfen. Überprüfe übrigens auch immer, ob der Freelancende die Rechte an Stockfotos und Co. überhaupt besitzt und Lizenzen vorlegen kann, damit es nicht zu Urheberrechtsverletzungen kommt.
- Haftung: Integration einer Klausel, die festlegt, wann wer haftet, beispielsweise bei Fehlern, Versäumnissen, Schäden, Fahrlässigkeit etc. und Berücksichtigung einer Klärung, wann/ wie/ welche Versicherung greifen würde und ob die vorhandene Berufshaftpflichtversicherung die Arbeit mit Freelancern/ VAs abdeckt.
- Rechnung & Vergütung: Die VA stellt in der Regel selbst Rechnungen. Diese sollten alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Vergütung und Zahlungsmodalitäten sollten auch eindeutig festgehalten werden. Die Vergütung kann wie folgt erfolgen:
- Paketpreis: Z.B. 10h pro Monat oder Contentplan für 100 €
- Stundenweise: Z.B. 50 €/h mit minutengenauer Zeiterfassung über ein Tool
- Projektbasiert: Z.B. einmalige Launch-Begleitung für 1000 €
- Retainer-Modelle: Fester monatlicher Betrag für eine definierte Leistung/ Zeitkontingent.
- Abrechnungszeitraum, Zahlungsfrist, ggf. Zuschläge etc. inkludieren
- Salvatorische Klausel (Gültigkeit bei Unwirksamkeit einzelner Punkte)
- Schriftformerfordernis (Bei Änderungen und Nebenabreden)
- Erfüllungsort und Gerichtsstand (Austragungsort einer potenziellen Rechtsstreitigkeit)
- Vertragsaushändigung: Bestätigung des Erhalts einer schriftlichen Ausfertigung des Vertrages.
- Unterschrift: Ort, Datum, Unterschrift Auftraggeber:in & Auftragnehmer:in
- Sonderfall: Bedenke auch, dass es im Falle einer Zusammenarbeit mit Vermittlungsagenturen noch weitere Dinge wie Vertragsbeziehungen, Provision etc. zu berücksichtigen gibt.
Vertraulichkeit, Datenschutz & Sicherheit:
Der Schutz deiner Daten ist einer der wichtigsten Schlüssel zum Erfolg. Der richtige Umgang mit Datenschutz ist ein absolutes Muss. Nicht nur fürs Gesetz, sondern auch für die Arbeitsbeziehung und das Vertrauen. Die VA zeigt dir dadurch, dass sie dich, dein Unternehmen, deine Kund:innen, ihre Privatsphäre und sonstige sensible Informationen respektiert und verpflichtet sich vor allem auch dazu. Datenschutz muss Teil des Vertrags sein und Folgendes sollte Vertragsanlage werden:
- Auch NDA oder Non Disclosure Agreement genannt
- Dient zum Schutz vertraulicher Geschäftsinformationen, die nicht an Dritte weitergegeben werden sollten.
- Schützt nicht nur personenbezogene Daten, sondern alle sensiblen oder geheimhaltungswürdigen Informationen.
- Typische Inhalte: Vertragsgegenstand, Begriffsbestimmung/ Definition vertraulicher Informationen, Verpflichtungen im Rahmen des Datenschutzes & ihre Dauer, Unterauftragsverhältnisse, Vorgehen nach Beendigung des Vertragsverhältnisses, Vertragsstrafen bei Verstoß, Ausnahmen, Salvatorische Klausel…
1. Vorteil: Schutz deiner geschäftskritischen Informationen
Deine Ideen, Strategien und internen Abläufe sind das, was dein Unternehmen ausmacht. Mit einer Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) stellst du sicher, dass diese sensiblen Informationen nicht ohne deine Zustimmung weitergegeben oder missbraucht werden. Gerade heute, wo Daten schnell und einfach geteilt werden können, ist ein verlässlicher Schutz unerlässlich.
2. Vorteil: Datenschutz sicher und verantwortungsvoll umsetzen
Wenn du online tätig bist, kommst du regelmäßig mit personenbezogenen Daten in Kontakt. Die DSGVO verpflichtet dich, diese Daten sorgfältig zu schützen. Eine NDA sorgt dafür, dass alle Beteiligten sich zur Vertraulichkeit verpflichten und die Daten nur für den vorgesehenen Zweck verwenden.
3. Vorteil: Rechtliche Risiken vermeiden
Ohne schriftliche Vereinbarung läufst du Gefahr, dass vertrauliche Informationen ungeschützt bleiben. Eine NDA gibt dir eine rechtliche Grundlage, um im Fall eines Verstoßes reagieren zu können. So schützt du dich vor möglichen Konsequenzen wie Datenlecks oder der unautorisierten Nutzung geschützter Inhalte.
4. Vorteil: Vertrauen schaffen bei Partner:innen und Kund:innen
Menschen arbeiten immer lieber mit jemandem zusammen, der den verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Informationen ernst nimmt. Wenn du offen zeigst, dass dir Vertraulichkeit wichtig ist, stärkst du das Vertrauen in deine Professionalität sowohl gegenüber Kund:innen als auch der VA und legst damit die Basis für eine langfristige Zusammenarbeit.
Absolut unabdingbar ist außerdem eine DATENSCHUTZVEREINBARUNG. Diese regelt, wie personenbezogene Daten im Einklang mit der DSGVO verarbeitet, gespeichert, geschützt und ggf. übermittelt werden dürfen. Häufig passiert das in Form eines Auftragsverarbeitungsvertrags oder als individuelle Vereinbarung zwischen dir und deiner VA. Gegenstand und Dauer sowie Art und Zweck der Datenverarbeitung, Rechte und Pflichten der Verantwortlichen sowie technisch-organisatorische Maßnahmen sollten festgehalten werden.
Steuerliche Aspekte
- Eine virtuelle Assistenz ist selbstständig
- Du bist nicht Arbeitgeber:in, sondern Auftraggeber:in.
- Das bedeutet: Keine Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge oder andere Arbeitgeber:innenabgaben – vorausgesetzt, die VA ist wirklich selbstständig!
- Scheinselbstständigkeit vermeiden
- Eine Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn jemand formal als selbstständig gilt, aber sich tatsächlich in einem sozialversicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis wie zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in befindet.
- Wichtig: Die VA arbeitet nicht nur für dich allein, hat keine festen Arbeitszeiten, ist nicht dauerhaft in deine Abläufe und Arbeitsorganisation eingebunden, verwendet eigene Arbeitsmittel, Räumlichkeiten…
- Wichtig: Deine VA erledigt ihre To-dos eigenverantwortlich, ohne Weisungsgebundenheit.
- Wichtig: Deine VA sorgt für ihre eigene Absicherung.
- TIPP: Regelmäßig überprüfen, dass es sich nach wie vor anhand der Kriterien um ein freies Dienstverhältnis handelt & die Pflicht dieses Zustands in den Vertrag integrieren.
- Rechnungen & Buchhaltung
- Die VA muss eine ordnungsgemäße Rechnung stellen (mit Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-ID, Leistungsbeschreibung, Datum, Betrag, ggf. Umsatzsteuer…).
- Du musst die Rechnung für deine Buchhaltung aufbewahren.
- Die Leistung ist eine Betriebsausgabe für dich (kann steuerlich geltend gemacht werden).
- Umsatz
- Prüfe, ob die VA Umsatzsteuer ausweist (z. B. 19 % in Deutschland).
- Wenn ja: Du kannst die Vorsteuer abziehen (wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist).
- Wenn nein (z. B. Kleinunternehmer:innenregelung): Kein Vorsteuerabzug.
- Zusammenarbeit aus dem Ausland
- Innerhalb der EU: Reverse-Charge-Verfahren möglich – du musst ggf. die Umsatzsteuer abführen und melden (zusätzliche Pflichten wie zusammenfassende Meldung).
- Außerhalb der EU: Dienstleistungsimporte → Reverse-Charge ebenfalls beachten.
- Verträge und Nachweise
- Einen schriftlichen Dienstleistungsvertrag aufsetzen.
- Dokumentiere die Zusammenarbeit (z. B. E-Mails, Rechnungen, Absprachen…).
- Das Finanzamt kann bei Betriebsprüfungen danach fragen!
- Steuerliche Registrierung & USt-ID
- Eine VA sollte über eine gültige Steuernummer verfügen.
- Bei internationaler Zusammenarbeit: USt-ID prüfen (z. B. über MIAS EU VIES).
*Diese offiziellen Themen und Vorgehensweisen sind mir bisher begegnet und dienen nur als Anhaltspunkte! Sichere dich vor einer Zusammenarbeit bitte bestens ab, halte alle Vereinbarungen schriftlich fest und lasse dich rechtlich, steuerlich und datenschutztechnisch von Expert:innen beraten!
Fazit
Ich bin in meinen Kooperationen ein großer Fan von Leichtigkeit, aber eben auch von Gewissenhaftigkeit. Wenn wir also zusammenarbeiten, sichern wir uns beide gut ab und überlassen nichts dem Zufall. Das ist wichtig für beide Seiten.
Hast du also Lust auf eine gut vorbereitete, sichere, schriftlich festgelegte Zusammenarbeit? Dann buche dir doch jetzt ein kostenloses Erstgespräch, ich freue mich, von dir zu hören.
Ich bin in meinen Kooperationen ein großer Fan von Leichtigkeit, aber eben auch von Gewissenhaftigkeit. Wenn wir also zusammenarbeiten, sichern wir uns beide gut ab und überlassen nichts dem Zufall. Das ist wichtig für beide Seiten.
Hast du also Lust auf eine gut vorbereitete, sichere, schriftlich festgelegte Zusammenarbeit? Dann buche dir doch jetzt ein kostenloses Erstgespräch, ich freue mich, von dir zu hören.
