Multitasking, unsere vermeintliche Superkraft:
Der Begriff „Multitasking“ kommt aus der Computersprache und bedeutet so viel wie „mehrere Aufgaben nebeneinander ausführen“. Multitasking ist für uns in der modernen Welt zu einem nahezu unverzichtbaren Teil des Alltags geworden. Sowohl im Berufs- als auch im Privatleben. Wir checken E-Mails, während wir telefonieren oder hören einen Podcast, während wir die Wohnung putzen. Bei 7h Mediennutzung am Tag kommen wir inzwischen auf ein gutes Drittel an Zeit, die wir davon „multitasken“. Beobachten wir das mediale Konsumverhalten in den letzten Jahren, lässt sich eine steigende Multitasking-Tendenz bei allen Generationen beobachten.
Auch für mich als virtuelle Assistenz ist es ein vermeintliches Muss. Schließlich gehört es dazu, mehrere Kund*innen, Themen und Projekte parallel zu betreuen. Als dreifache Mutter bin ich das Multitasking auch privat gewöhnt und habe es lange als große Stärke angesehen, mit meinen Gedanken scheinbar überall sein zu können.
Da mich und meine Kund*innen das Multitasking irgendwann immer wieder gestresst und überfordert hat, habe ich mich der Sache angenommen, um herauszufinden, ob es tatsächlich so viel Zeit spart, wie man denkt und ob man bei dem Tanz auf 1000 Hochzeiten ernsthaft von sonstigen weiteren Vorteilen profitieren kann. Und ich fragte mich außerdem: Was passiert eigentlich im Gehirn, wenn wir diverse Handlungen scheinbar gleichzeitig durchführen?
Zu diesem Thema lieferte mir die Neurowissenschaft schnell spannende Antworten. Und Spoiler: Multitasking ist eine Illusion…
Wieso möchten wir gerne Multitasking betreiben:
Multitasking erscheint auf den ersten Blick als der ultimative Weg zu mehr Produktivität und Effizienz. In einer Welt, die uns ständig und in enger Taktung mit einer Flut an Informationen konfrontiert, denken viele, dass das gleichzeitige Erledigen mehrerer Aufgaben Zeit spare und uns mehr To-dos abarbeiten ließe. Multitasking ist also ein Versuch, den wachsenden Herausforderungen unserer Zeit gerecht zu werden. Es bietet eine Möglichkeit, sich in der schnelllebigen Welt von heute nicht überfordert zu fühlen, das Tempo mitzuhalten und alle an uns gestellten Anforderungen gleichzeitig zu erfüllen.
Auf neurowissenschaftlicher Basis zeigt sich, dass unser Gehirn ständig nach Möglichkeiten sucht, Ressourcen zu optimieren und Aufgaben schneller zu erledigen. Multitasking als entwickelte „Coping Strategie“ (Bewältigungsstrategie, Art des Umgangs mit einem als schwierig empfundenen Lebensereignis) ist also nicht verwunderlich.
Biochemie-Falle Multitasking:
Unser Gehirn springt, wie auf so Vieles, auch auf neue Informationen an. Evolutionär gesehen, ist es natürlich auch sinnvoll, auf neue Informationen stark zu reagieren. Zu wissen, wo die neuen Fischfang-Plätze zur Nahrungsaufnahme gelegen waren, wurde im Zweifel überlebensnotwendig. Folglich kommt es heute, genau wie früher, immer noch biochemisch zu einem Belohnungskick, wenn wir unsere Aufmerksamkeit auf eine neue Information lenken.
Was passiert genau? Es wird der Neurotransmitter Dopamin ausgeschüttet, der Lust auf die neue Information zum anderen Thema macht und zudem die Vorfreude weckt. Je größer die Erwartung, die wir an die Information haben, desto größer die Dopaminausschüttung. Die Eventualität, die Information könnte spannend oder wichtig sein, spielt also eine große Rolle und ist der Grund dafür, sich der Information sofort zuwenden zu wollen.
Neben diesem Aspekt gehört zum Multitasking noch eine zweite biochemische Falle. Wir haben nämlich eine große Gier nach Erledigungen. Es besteht ein enormes Interesse, geistige Baustellen möglichst schnell zu schließen und offene To-dos abgehakt zu bekommen. Der Preis dafür ist fast egal, so wird beispielswiese eine potenzielle Qualitätsminderung in Kauf genommen. Ich schreibe meiner Kundin zum Beispiels lieber eine SMS ohne korrekte Groß- und Kleinschreibung zurück, als erstmal eine halbe Stunde lang den Blogartikel weiter fertigzustellen.
Informationszuwendung sowie Informationserledigung und ihre Folgen erklären also, weshalb der Hang zum Multitasking so groß ist. Zugeschüttet mit Belohnung und Motivation entsteht außerdem noch in uns das Gefühl, produktiv zu sein. Dieses Gefühl wird dann mit Erfolg und Effizienz gleichgesetzt, obwohl das Gegenteil der Fall ist. Psychologisch gesehen bietet Multitasking darüber hinaus noch ein gewisses Gefühl von Kontrolle. Wer mehrere Dinge gleichzeitig tut, hat das Gefühl, dass er alles, was im Kopf so herumschwirrt, mitdenkt und vor allem aktiv im Griff hat. Es ist fast eine Art Selbsttäuschung.
Diese Mechanismen waren früher, als unsere Welt reizärmer und jede neue Information nahezu überlebenswichtig war, natürlich hilfreicher als sie es heute sind. In einer reizreichen Welt mit medialem Dauerfeuer ist dieses Erbe eher nachteilig und versetzt unser Hirn in eine Überlastung inklusive Dauerstress sowie Daueranspannung und sorgt im nächsten Schritt auch für eine Leistungsverschlechterung.
Deswegen können wir (nicht) Multitasken:
Multitasking ist genau betrachtet eine Illusion. Aber Good News gibt es trotzdem: Ein bisschen Multitasking funktioniert unter bestimmten Umständen und Voraussetzungen dann doch. Sich beim Hören eines Podcastes parallel mit dem Malen eines Bildes zu vergnügen, ist möglich. Des Weiteren können wir Dinge auch mit automatisierten Handlungen kombinieren. Beispielsweise können wir beim Laufen telefonieren.
Schwierig wird es jedoch, wenn wir im Fernsehen eine politische Diskussion aufmerksam verfolgen möchten und parallel an einem Text schreiben oder ein Buch lesen. Man merkt also selbst im Alltag wiederholt, dass man schnell an seine Grenzen kommt, was die Gleichzeitigkeit von Tätigkeiten mit ähnlicher Konzentrationsforderung anbelangt.
Und auch neurowissenschaftliche Studien haben gezeigt, dass unser Gehirn nicht tatsächlich mehrere komplexe Aufgaben gleichzeitig ausführen kann. Kombinieren wir Handlungen, von denen nicht eine so automatisiert stattfindet wie das Laufen, konkurrieren sie um unsere Aufmerksamkeit und Zuwendung. Eine der Tätigkeiten, der stärkste Reiz, wird dabei unsere Aufmerksamkeit für sich gewinnen, während die andere Tätigkeit irgendwo im Hintergrund vor sich hindümpelt. Was wir als Multitasking erleben, ist dann vielmehr ein ständiges Wechseln zwischen verschiedenen Aufgaben, ein Erledigen verschiedener Dinge nacheinander, in einem Zeitraum, der größer ist als ein Augenblick, was folglich wohl eher den Begriff „Task-Switching“ zu einer treffenden Beschreibung des Phänomens macht. Diesen Wechsel kann unser Hirn je nach Interesse an der nächsten neuen Information sehr schnell leisten, allerdings erfordert dieses schnelle Umschalten trotzdem immer wieder eine beachtliche geistige Anstrengung.
Neben der Energie, die zusätzlich aufgebracht werden muss, verlieren wir im Prozess des Wechselns noch Zeit und werden im Endeffekt bis zu 30% langsamer. Studien sprechen von einer beachtlichen Menge, die es dauern kann, bis wir nach einer Unterbrechung wieder die volle Konzentration auf eine Aufgabe zurückgewinnen. Im Wechsel selbst hängen wir zudem auch etwas unkonzentriert durch. Unsere Fehlerrate erhöht sich um etwa 20%, wir arbeiten nachweisbar weniger präzise. Die Verarbeitungsqualität lässt nach, wir verlieren an Effizienz und performen zusammengefasst leider messbar schlechter.
Die Folgen des Multitaskings:
1. Kognitive Beeinträchtigungen
Multitasking verringert die Fähigkeit unseres Gehirns, tief in eine Aufgabe einzutauchen und diese konzentriert zu bearbeiten. Dies kann zu einer verminderten kognitiven Leistung führen, da das Gehirn irgendwann nicht mehr die nötige Aufmerksamkeit auf eine Aufgabe richten kann. Das langfristige Ausmaß dieser Beeinträchtigungen wird immer wieder in Studien bestätigt. Diese zeigen wiederholt, dass Menschen, die häufig Multitasking betreiben, schlechter in Aufgaben der selektiven Aufmerksamkeit und Problemlösung abschneiden. Beim Erledigen von Aufgaben inklusive „Task-Switching“ wurde ein IQ-Punkte-Verlust von bis zu 10 nachgewiesen.
2. Stress und Überlastung
Studien haben gezeigt, dass Multitasking mit erhöhtem Stresslevel und erhöhter Anspannung verbunden ist. Das liegt daran, dass der Versuch, allem gleichzeitig gerecht zu werden, einen Teil im Mittelhirn aktiviert, der eine starke vegetative Anspannung auslöst und irgendwann steigt dann auch das Cortisol-Level, was den Körper in Alarmbereitschaft versetzt. Ein hoher Stresslevel beeinträchtigt nicht nur die Produktivität, sondern kann auf Dauer natürlich auch zu gesundheitlichen Problemen wie Schlafstörungen, Angstzuständen und einer geschwächten Immunabwehr führen.
3. Verminderte Kreativität
Kreativität erfordert Zeit, um Gedanken zu sammeln, zu reflektieren und verschiedene Ideen miteinander zu verbinden. Multitasking fördert jedoch eher schnelle, oberflächliche Denkmuster, nimmt Zeit weg und hindert das Gehirn daran, tiefgehende und innovative Ideen zu entwickeln.
4. Leistungsabfall
Wie oben bereits beschrieben, kostet der ständige Wechsel zwischen Aufgaben Zeit und Energie. Der Prozess verringert die Effizienz und erhöht die Fehleranfälligkeit, da keine Aufgabe mehr mit stetiger und voller Aufmerksamkeit bearbeitet wird.
5. Verlust der Fähigkeit, im Moment zu sein
Beim Multitasking ist die Aufmerksamkeit fragmentiert, was dazu führt, dass wir uns weniger auf den aktuellen Moment konzentrieren können. Anstatt vollständig an einer Stelle präsent zu sein, schweifen die Gedanken ständig ab. Man verliert die Fähigkeit, Ruhe zu genießen, sich auf eine Sache zu fokussieren, im Moment zu sein, den Moment zu leben, Dinge zu genießen usw.
Multitasking-Alternativen
Anstatt uns auf die Illusion des Multitaskings zu verlassen, empfiehlt es sich, eine fokussierte und strukturierte Arbeitsweise zu verfolgen. Neurowissenschaftler*innen und Psycholog*innen raten zu folgenden Herangehensweisen:
1. Zeitblöcke setzen (Time-Blocking)
Eine effektive Methode, um das Multitasking zu vermeiden, ist das sogenannte „Time-Blocking“. Dabei wird der Tag in feste Abschnitte unterteilt, in denen jeweils eine bestimmte Aufgabe im Mittelpunkt steht. Während eines Zeitblocks konzentriert man sich vollständig auf diese Aufgabe und vermeidet alle Ablenkungen. Man kann die Aufgaben auch stapeln, indem man zueinander passende Themen einander zuordnet und nacheinander abarbeitet.
2. Achtsamkeit und Meditation
Achtsamkeitsübungen und Meditationstechniken haben sich als wirksam erwiesen, um einerseits die Konzentrationsfähigkeit zu erhöhen und andererseits die negativen Auswirkungen vom Multitasking zu verringern. Studien zeigen, dass regelmäßige Meditation das Arbeitsgedächtnis stärkt und die Fähigkeit verbessert, sich auf nur eine Sache zu fokussieren.
3. Pausen einplanen
Das Gehirn braucht regelmäßige Pausen, um sich zu regenerieren, Stoff zu verarbeiten und die volle Leistungsfähigkeit wiederzuerlangen. Achte darauf, regelmäßige Pausen einzubauen, um deine Produktivität auf lange Sicht zu steigern. Die Pomodoro-Technik, bei der nach 25 Minuten intensiver Arbeit eine kurze Pause folgt, ist zum Beispiel ein bewährtes Modell, um den Fokus zu halten.
4. Aufgaben priorisieren
Anstatt sich zu verzetteln und mehrere Dinge gleichzeitig zu tun, ist es effektiver, Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Stichwort Eisenhower-Prinzip. Konzentriere dich jedenfalls auf eine Aufgabe nach der anderen und erledigen sie mit voller Hingabe. Dies wird nicht nur deine Produktivität steigern, sondern auch Ihre Zufriedenheit bei der Arbeit erhöhen.
5. Impulskontrolle
Bei der nächsten Versuchung am Arbeitsplatz, eine zweite Aufgabe parallel beginnen zu wollen, halte kurz inne. Frage dich, ob du das Ganze nur aus den oben genannten Gründen sofort miteinander vermischen willst, oder ob das Ganze wirklich sein muss. Wenn nicht, halte dir vor Augen, dass du ohne Multitasking inhaltlich hochwertiger und schneller arbeitest. Impulskontrolle ist auch möglich, indem man vorher potenzielle Ablenkungen bereits beseitigt. Dafür kann das Handy an einen anderen Ort gelegt oder der Schreibtisch erstmal aufgeräumt werden.
6. Unterstützung suchen
Anstatt auf eigene Faust 5000 Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, könntest du dir einfach Hilfe und Unterstützung besorgen. Das kann sehr unterschiedlich aussehen und kommt auf deine Baustellen an. Als Unternehmerin liegt die Anstellung einer virtuellen Assistenz definitiv nahe. Der auftretende Stress würde reduziert werden sowie die kompetente und effiziente Aufgabenbearbeitung wiederhergestellt.
Fazit und Schlussworte
Multitasking ist leider keine magische Lösung für mehr Effizienz, sondern eher eine Illusion, die auch noch weitreichende Konsequenzen hat. Unser Gehirn ist nicht dafür gemacht, mehrere komplexe Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Stattdessen sollten wir lernen, unsere Aufmerksamkeit gezielt zu fokussieren, Pausen zu machen, Aufgaben bewusst zu priorisieren und sie im „Notfall“ oder besser gesagt im „Idealfall“ und bei vorhandenen Ressourcen einfach auszulagern. Wenn du das Multitasking im Alltag jetzt stoppen möchtest, freue ich mich, wenn du dich über meinen Service informierst und mir entweder via Social Media oder mein Kontaktformular schreibst. Alternativ kannst du dir auch sofort ein kostenfreies Erstgespräch bei mir buchen! Ich freue mich auf dich!
Multitasking ist leider keine magische Lösung für mehr Effizienz, sondern eher eine Illusion, die auch noch weitreichende Konsequenzen hat. Unser Gehirn ist nicht dafür gemacht, mehrere komplexe Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten. Stattdessen sollten wir lernen, unsere Aufmerksamkeit gezielt zu fokussieren, Pausen zu machen, Aufgaben bewusst zu priorisieren und sie im „Notfall“ oder besser gesagt im „Idealfall“ und bei vorhandenen Ressourcen einfach auszulagern. Wenn du das Multitasking im Alltag jetzt stoppen möchtest, freue ich mich, wenn du dich über meinen Service informierst und mir entweder via Social Media oder mein Kontaktformular schreibst. Alternativ kannst du dir auch sofort ein kostenfreies Erstgespräch bei mir buchen! Ich freue mich auf dich!
