Auf diese Aufgabenbereiche setze ich als virtuelle Assistentin meinen Fokus
Um meinen Kund*innen professionell zur Seite zu stehen, habe ich mich als virtuelle Assistentin auf verschiedene Bereiche spezialisiert, deren zugehörige Aufgaben ich digital und von Zuhause aus erledigen kann. Innerhalb meiner Aufgabengebiete, die ich als VA anbiete, habe ich drei Schwerpunkte gesetzt, die ich gewissenhaft, proaktiv und vorausschauend umsetze. Zu meinen Kernaufgaben gehören die Themenbereiche Office Management & Administration, Kund*innensupport und Social Media.
Office Management & Administration
Meine Aufgaben im Office Management und in der Administration, die ich dir und deinem Unternehmen als virtuelle Assistentin abnehmen kann, gestalten sich umfangreich und vielseitig.
Zum einen kümmere ich mich um die Angebots- und Rechnungserstellung nach den gesetzlichen Vorgaben, zum anderen befasse ich mich mit der Datenerfassung und -pflege und setze diese auch nach deinen Wünschen und Vorgaben gewissenhaft um. Auch das E-Mail-Management und die Kommunikation übernehme ich gerne. Das bedeutet, ich kümmere mich um einzelne E-Mails nach Vorgabe und kann auf Wunsch auch die Bearbeitung der gesamten Geschäftspost abnehmen. Die vorbereitende Buchhaltung gehört ebenfalls zu den Aufgaben, die ich als virtuelle Assistentin anbiete. Ich sortiere und ordne die Buchhaltungsunterlagen und Belege übersichtlich und strukturiert, die dem Steuerberater für die Steuererklärung zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus ist auch das Mahnwesen ein Geschäftsbereich, den ich ausführe. Ich habe deine Zahlungsein- und -ausgänge im Überblick und kümmere mich auch um die Mahnungsschreiben und die offenen Posten.
Kleinere oder auch umfangreichere Recherchearbeiten gehören ebenfalls zu meinem Aufgabengebiet. Da diese besonders zeitintensiv werden können und die Grundlage für weitere Aufgaben bilden, bietet es sich an, diese auch an mich als virtuelle Assistentin auszulagern, damit du dich in deinem Unternehmen auf das Wesentliche konzentrieren kannst. Dies gilt ebenfalls für die Reiseplanung für Außentermine. Auch diese kann viel Zeit in Anspruch nehmen, die du lieber für dein Kerngeschäft nutzen kannst.
Ferner kümmere ich mich auch um das Jobrecruiting. In diesem Fall erstelle ich zum Beispiel Stellenanzeigen und veröffentliche diese auf verschiedenen Jobportalen, um geeignete Mitarbeitende zu finden.
Kund*innensupport
Ein weiterer Bereich, um den ich mich als virtuelle Assistentin professionell und zuverlässig kümmere, ist der Kund*innensupport. Kund*innenanfragen werden von meiner Seite per Telefon, E-Mail oder Chat beantwortet. Dazu zählt auch das Beschwerdemanagement und die Reklamationsberatung. Ich kümmere mich um die Anliegen der Kund*innen, gebe Auskünfte über Produkte, die Preise und auch über Rechnungsanfragen. Des Weiteren erledige ich die Auftragsbearbeitung und das Angebotsmanagement. Das bedeutet, ich unterstütze dich innerhalb der Prozesse, die von dem Zeitpunkt der Kund*innenanfrage bis zur Erstellung der Rechnung anfallen.
Auch die Terminverfolgung ist ein umfassendes Gebiet, welches ich gerne übernehme. Dazu zählen unter anderem die Überwachung der Termine. Ich achte darauf, dass Lieferungen nach ihren Vorgaben im vereinbarten Zeitraum stattfinden.
Social Media
Mein dritter Schwerpunkt liegt auf dem Social-Media-Management. Mit den richtigen Kanälen kann dein Unternehmen sichtbar werden und die Aufmerksamkeit von potenziellen Kund*innen generieren.
Um die Online-Präsenz zu erhöhen, kann man sich je nach Unternehmen auf einen oder mehrere der vielen Social-Media-Kanäle fokussieren: Facebook, Instagram, TikTok, Pinterest und inzwischen auch Threads. Mit diesen kann das Unternehmen dann die eigene Reichweite steigern und die passende Zielgruppe erreichen.
Im Social-Media-Bereich übernehme ich die Contenterstellung, das Communitymanagement, den Upload von Posts und die Analysen. Mit Hilfe eines Redaktionsplans plane ich deine Beiträge im Voraus, formuliere diese aus und kümmere mich um die Gestaltung deiner Veröffentlichungen. Darüber hinaus interagiere ich mit deinen Abonnierenden und gehe sowohl auf Fragen als auch auf Kritik ein. Mittels der richtigen Tools werden deine Beiträge zu den Zeiten hochgeladen, die für deine Zielgruppe relevant sind. Darüber hinaus analysiere ich die Beiträge, um herauszufinden, welche Beitragsthemen die Abonnierenden besonders ansprechen, welche Posts eine hohe Reichweite und Interaktionsrate erreicht haben und welche Änderungen für nachfolgende Veröffentlichungen eingeleitet werden sollten, um die Kanäle durchgehend zu verbessern.
Individuelle Aufgaben
Solltest du darüber hinaus einen individuellen Aufgabenbereich an eine virtuelle Assistentin abgeben möchten, den ich in meinem Blogartikel nicht aufgeführt habe, scheue dich nicht, mich zu kontaktieren. Gemeinsam können wir gerne schauen, ob und wie ich dich auch hier als VA unterstützen kann.
