Was ist eine virtuelle Assistentin?
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine virtuelle Assistentin?
Der Begriff der virtuellen Assistentin (VA) wird zunehmend populärer. Zahlreiche virtuelle Assistentinnen unterstützen Unternehmen digital in ausgewählten Bereichen, damit diese sich nicht mit zeitintensiven Aufgaben befassen müssen, sondern sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. In den USA ist die virtuelle Assistentin schon seit den 90er Jahren fester Bestandteil von Unternehmen, doch auch in Deutschland springen viele Firmen auf den Zug auf und sind auf der Suche nach einer virtuellen Assistentin.
Besonders im Zuge der Digitalisierung bieten sich neue Möglichkeiten und Jobvariationen an, die nicht vor Ort im Büro des Auftraggebers ausgeführt werden müssen. Eine räumliche Nähe ist für die Kommunikation untereinander nicht notwendig. Die technischen Variationen sind mittlerweile weit entwickelt, sodass die Abwicklung der Aufträge nicht an einen spezifischen Ort gebunden ist.
Ich zeige dir auf, welche Bereiche eine virtuelle Assistentin abdecken kann und welche Vorteile sich für Unternehmen aus dem digitalen Beschäftigungsverhältnis ergeben.
Warum sollten sich Unternehmen für eine virtuelle Assistentin entscheiden?
Für Firmen ergeben sich umfassende Vorteile, wenn sie Aufgaben an eine virtuelle Assistentin auslagern.
Eine virtuelle Assistentin arbeitet ortsunabhängig. Sie hat sich auf Aufgabenbereiche spezialisiert, die sie online erledigen kann und für die sie keine Büroräumlichkeiten explizit im Unternehmen benötigt. Firmen können Aufträge abgeben, die sie nicht ausführen möchten oder die sehr zeitintensiv sind – ohne eine Person fest im Unternehmen einzustellen. Dadurch werden zahlreiche Kosten wie die gesetzlichen Sozialabgaben oder Urlaubsgehälter eingespart. Kosten für den Arbeitsplatz, für Aus- und Weiterbildungen und für Fehlzeiten fallen ebenfalls nicht an. Im Gesamten wird für die reine effiziente Arbeitszeit gezahlt, die im Vorhinein zum Beispiel auf Stundenbasis oder mit einem Festpreis vereinbart wurde. Auf diese Weise wird der Umsatz des Unternehmens gesteigert, indem kein Geld für nicht geleistete Arbeitszeiten ausgegeben wird.
Außerdem können virtuelle Assistentinnen flexibel und nach Bedarf eingesetzt werden. Sollten sich im Unternehmen Aufgaben häufen, die regelmäßig anfallen, können diese an eine virtuelle Assistentin abgegeben werden. Sollte es sich dagegen um ein einmaliges Projekt handeln, bei dem Unterstützung gesucht wird, kann auch für dieses die Leistung angefragt werden.
Welche Aufgabenbereiche kann eine virtuelle Assistentin übernehmen?
In erster Linie werden virtuelle Assistentinnen eingesetzt, um die Aufgaben zu übernehmen, die die Unternehmen von ihrem Kerngeschäft und von der Ausübung ihrer Leidenschaft abhalten. Dazu zählen nicht nur Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, sondern auch Tätigkeiten, die ungern ausgeübt werden. Diese ziehen viel Energie und halten Firmen ebenfalls davon ab, sich der Hauptbeschäftigung zu widmen.
Virtuelle Assistentinnen können selbst entscheiden, welchen Tätigkeitsbereichen sie sich hingeben möchten. Zu den typischen Aufgabengebieten gehören unter anderem allgemeine Büroaufgaben, die Buchhaltung, Recherchearbeiten oder Tätigkeiten im Kundenservice. Auch individuelle Aufgaben wie die Reiseplanung oder das Newsletter-Marketing können an die persönlichen Assistentinnen abgegeben werden.
Besonders Themenbereiche wie das Office-Management und die Administration sind stark gefragt. Zu diesen zählen zum Beispiel die Angebots- und Rechnungserstellung, die Datenerfassung und die vorbereitende Buchhaltung. Auch unangenehmen Aufgaben wie das Mahnwesen können von der virtuellen Assistentin übernommen werden.
Neben dem Office-Management ist auch der Kundensupport ein Aufgabenbereich, der an virtuelle Assistentinnen gerne ausgelagert wird. Über Kommunikationsmittel wie E-Mail oder Telefon kann die Terminverfolgung und die Reklamationsberatung stattfinden.
Möchte dagegen die Außendarstellung der Firma verbessert werden, kann eine virtuelle Assistentin auch das Social-Media-Management übernehmen und den Bekanntheitsgrad des Unternehmens steigern. Zu den gängigen Social-Media-Kanälen, die eine virtuelle Assistentin aufbauen und betreuen kann, gehören unter anderem die Plattformen Facebook, Instagram und Pinterest. Die regelmäßige Contenterstellung, das Interagieren mit anderen Nutzenden der Kanäle und auch das Analysieren der Beiträge, um die Inhalte der Accounts regelmäßig zu verbessern, sind Aufgaben, die an eine virtuelle Assistentin abgegeben werden können.
Virtuelle Assistentinnen sind für viele Firmen nicht mehr wegzudenken. Wenn du weitere Informationen zu den Aufgabenbereichen einer virtuellen Assistentin haben möchtest, dann schau dir gerne meine Website an und finde heraus, wie ich dich in deinem Unternehmen unterstützen kann.
